Kilpailurekisterin tietosuojaseloste
Yleistä
Harppi-tiedekilpailun järjestäjä, Maunulan yhteiskoulu ja Helsingin matematiikkalukio, on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Henkilöiden on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot osallistuakseen Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion järjestämiin kilpailuihin.
Tietosuojasta sekä henkilötietojen käsittelystä kerromme internetsivuillamme sekä tarvittaessa toimitamme tiedot pyynnöstä rekisteröidylle. Henkilötietojen käsittely on määritelty ja dokumentoitu perusteellisesti. Tietosuojadokumentaatiota päivitämme tarvittaessa ja muutoksista ilmoitamme internetsivuillamme. Muutospäivämäärä on aina mainittu.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjä: Maunulan yhteiskoulu ja Helsingin matematiikkalukio (Y-tunnus: 0202581-8)
Yhteystiedot löytyvät internetsivuiltamme (www.mayk.fi) ja tietosuoja-asioissa meidät tavoittaa osoitteesta tietosuoja(at)mayk.fi.
Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen).
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
Henkilötietoja käsitellään vain tarpeeseen ja käyttötapaukset on määritelty ennalta.
Henkilötietoja käytetään:
- Finaaliin päässeille ilmoittamiseen
- Voittajille ilmoittamiseen
- Palkintojen toimittamiseksi
- Voittajajoukkueiden nimien julkaisemiseen Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion sekä Lukema-verkoston kotisivuilla.
Rekisterin kerättyjä henkilötietoja ei käytetä markkinointiin, mainontaan tai etäkauppaan.
Rekisterin tietosisältö
Harppi-tiedekilpailun kilpailurekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:
- Nimi
- Osoite
- Sähköposti
Henkilötietojen kerääminen
Henkilötietoja rekisteriin kerätään käyttäjältä itseltään. Henkilön pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion järjestelmistä.
Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Kaikki rekisteriin tallennetut tiedot poistetaan heti, kun kilpailun voittaja on selvillä ja hänet on tavoitettu palkinnon toimittamiseksi, kuitenkin aina viimeistään kuukauden kuluessa kilpailun tuloksen selviämisestä.
Henkilötietojen käsittely
Henkilötietoja ei käsitellä tai säilytetä tarpeettomasti ja kaikki tarpeettomat tiedot poistetaan. Henkilötietojen säilytysaikoja määriteltäessä on huomioitu muu lainsäädäntö ja sellaiset tekijät, jotka vaikuttavat henkilötietojen säilytysvelvollisuuteen. Kilpailurekisterissä olevien tietojen elinkaari on hyvin lyhyt.
Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi kilpailun voittajan nimi saatetaan julkaista Maunulan yhteiskoulun ja Helsingin matematiikkalukion omissa medioissa.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei siirtämiseen ole välitöntä tarvetta, esimerkiksi palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla ja varmistaa korkean tietosuojatason myös sopimuksin.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Säilytys tapahtuu lukituissa tiloissa ja tiloihin pääsy on rajoitettua. Tekniset ratkaisut pidetään ajan tasalla ja päivitetään säännöllisesti joko automaattisten tai manuaalisten päivitysten muodossa. Virustorjunta on käytössä ja poikkeamiin reagoidaan. Myös palomuurin havaitsemiin poikkeamiin reagoidaan.
Henkilötietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi käyttää kaikkia tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan täyttämällä verkkosivuillamme olevan lomakkeen. Tietopyyntöihin reagoimme mahdollisimman pikaisesti ja jos jostain syystä emme pysty toteuttamaan pyyntöä kuukauden sisällä, ilmoitamme siitä välittömästi asianosaiselle.
Evästekäytäntö
Käytämme evästetietoja, jotka ovat kilpailun teknisen toteuttamisen kannalta välttämättömiä. Evästetietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.
Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: tietosuoja@mayk.fi.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tietosuojaseloste on päivitetty 10.11.2022.